Como evitar perder el tiempo en las reuniones de trabajo

¿No te has sentido en muchas ocasiones atrapado en una reunión que no lleva a ningún lado? ¿Que deberías estar haciendo otra cosa? ¿Que podrías aprovechar tu tiempo de otra manera?  Una de las cosas que fuí descubriendo en las empresas que tuve oportunidad de trabajar, es que en muchos casos ”el trabajo” es eso que logras hacer entre reunión y reunión.  Hay exceso de juntas, y las juntas que hay no siempre están bien planeadas.

Uno de los mayores agujeros negros de la productividad en las organizaciones son las reuniones improductivas.      Son como aspiradoras de tiempo, energía y concentración para quienes asisten a ellas sin un propósito y una participación específica.    Otra característica muy importante de la reunión, es que muchas veces se disfraza de trabajo, pero analizando fríamente la mayoría de las reuniones a las que nos convocan, en realidad no se trabaja, sino que sólo se habla de trabajo.

“En las reuniones no se trabaja, sólo se habla de trabajo”

¿Porque se pierde el tiempo en las reuniones?

1.- Se convoca a una reunión sin un objetivo claro, si un porqué, hay personas que ante cualquier cosa te proponen “¿Qué tal si nos reunimos?”  Para convocar una reunión tiene que haber motivos de peso.   Si lo piensas bien, en muchas ocasiones se puede arreglar un asunto sin tener que invertir el tiempo en una reunión, con un email, una llamada, etc.

2.- Juntas mal enfocadas. No se producen acuerdos, la gente se va en otros temas, la mejor manera de desenfocar una reunión es cuando alguien dice:  “ya que estamos aquí, podríamos aprovechar para hablar de….”   Nos desvía a tratar otros temas que no se tenían que tratar, y la reunión se alarga el doble de lo previsto.

3.- Personas inadecuadas en la reunión. Hay personas que no deberían estar en la reunión o bien faltan las personas clave para el tema que se va a tratar.     La persona que convocó la reunión no supo a quienes elegir.    Si a mi me toca convocar a la reunión, una de mis obligaciones es asegurarme que las personas clave deben estar allí.     Si sobra gente, esa gente está perdiendo el tiempo y si faltan las personas clave no se tomarán las decisiones

4.-  Mala conducción del moderador.   La persona que dirige la reunión tiene la responsabilidad, de él depende que la reunión sea un éxito, que sea mediocre o que sea una pérdida de tiempo.  Hay que saber llevar una reunión: no perder de vista el objetivo, reconducir la conversación, llevar un control del tiempo que se lleva perdido, estimular a los asistentes y fomentar su creatividad, sacar la creatividad, saber cortar a tiempo a los que hablan demasiado.

Esto no quiere decir que se deban evitar a toda costa hacer juntas, pues cuando se llevan de forma correcta, las reuniones sirven para tomar decisiones, motivar e informar a las personas clave, y empujar a la acción coordinada.   Sin embargo, la mayoría de las ocasiones, las reuniones no son llevadas de forma productiva, y por otro lado, muchas veces no puedes negarte a asistir a algunas reuniones que te manda tu jefe, o que están todos convocados.    Es por eso que antes de asistir o convocar a una reunión, debes hacer lo posible por solucionar el tema de otra forma, un email, una llamada por teléfono, y si esto no es posible, hacer la reunión como último recurso.

¿Qué hacer cuando te convocan a una reunión?

Cuando ya no hay forma de evitar la reunión, ya sea porque agotaste todos los otros recursos o porque te han enviado de forma obligatoria, debes tomar en cuenta lo siguiente para que esa reunión, por lo menos para ti no sea una pérdida de tiempo, aquí te comparto alguos tips sobre como evitar perder el tiempo en las reuniones de trabajo:

1.- Prepárate antes de asistir a la reunión.    Pregúntate a ti mismo ¿Qué buscas o que puedes aportar en esa reunión?   En otras palabras, no debes asistir a la junta en calidad de espectador, pues de lo contrario estarás perdiendo tu tiempo miserablemente.  ¿A que me refiero con prepararte?  Significa que vas a aportar algo valioso, tus ideas, motivar a los demás, tratar de provocar la mejora continua.   Todos los momentos pueden ser una oportunidad de mejorar.   Haz que tu asistencia a la reunión valga la pena.

2.-  Ofrece tu atención a las personas que están participando.  Atiende en todo momento a la persona que está hablando, no te distraigas con tu teléfono móvil, atiende cada palabra que se dice, piensa que esa reunión es una excelente oportunidad para aprender No seas de esos maleducados que durante la reunión están jugueteando con su tablet o su teléfono celular, pues ahí en efecto estarás perdiendo el tiempo miserablemente.

3.- Lleva siempre algo en que anotar.    No confíes todo a tu memoria, haz tus apuntes de lo dicho y sobre todo, toma nota de los acuerdos, conclusiones y de las acciones que se derivaron del trabajo en esa reunión.   Exige que quien convoque la reunión designe a alguien que tome nota de las decisiones y las acciones que se derivaron de la reunión, de lo contrario la reunión perderá su efectividad por falta de seguimiento y se tendrá que volver a convocar a otra reunión para “retomar” el tema.

las reuniones bien planeadas y  bien ejecutadas  son una pieza importante dentro de tu efectividad personal, y si son bien conducidas, tienes la oportunidad de reunir la energía y el talento de la gente, y puede salir una solución o una acción que realmente impacte en los resultados del proyecto, de tu trabajo y de la misma organización para la que trabajas.

¿Que opinas del tema?  ¿Te ha pasado estar o conducir reuniones poco efectivas?  Me gustaría conocer tu opinión del tema.  Puedes enviarme un mail ajoaquin@enfocatuvida.com o bien dejarme un comentario al final de este artículo.

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